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常用公文文种及格式概要

常用公文文种及格式概要

 

一、常用公文文种

1.决定适用于对重要事项或重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机构不适当的决定事项。

2.公告适用于向社会宣布重要事项或者法定事项。

3.通告适用于公布在一定范围内应当遵守或周知的事项。

4.通知适用于批转下级机构的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;传达要求下级机构办理和需要有关单位周知或实行的事项;任免人员等。

5.通报适用于表彰先进、批评错误,传达重要精神或者情况。

6.报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

7.请示适用于向上级机关请求指示、批准。

8.批复适用于答复下级机构请示事项。

9.意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

10.函适用于对不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。

11.会议纪要适用于记载传达会议情况和议定事项。

二、公文格式要素

公文一般由眉首、主题、版记等部分组成。

1. 眉首包括公文序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。根据我院实际因公文序号、秘密等级和保密期限、紧急程度在公文中很少用到,在此不作详述;

2. 主题包括标题、主送机关、正文、附件、附注、成文日期、印章等;

(1)公文标题 

公文标题由发文机关、事由和文种三部分组成,发文机关一般情况下可省略,公告或某些内容十分简单的公文有时可省去事由。

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(2)主送机关

主送机关是指接受、办理公文的单位,对全院发文、主送机关使用:“各党(总)支部”或“各处室、系(部)”;报送上级的公文,一般只写一个主送机关;如需同时报送其他机关,可用“抄报”形式,以免造成责任不清,延误工作;主送机关应写在正文之前,标题之下。

(3)公文正文

正文的基本要求是,简明扼要、条理清楚、符合实际、合乎文法、准确地表述发文的主要精神。正文的开头,一般应简要说明发文的原则或目的,以提示阅读者注意。

正文的内容多需要分条款时,习惯的做法按层次标以序号,分别依次使用:“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”。

正文的结尾是对受文机关提出的总要求,一般根据公文种类、性质和行文关系使用通用简语。

(4)附件

公文如有附件,在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件”:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订,并在附件澳门新葡亰平台官网左上角1行顶格标识“附件.”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号,并在其后标识附件(或带序号)。

(5)成文时间

成文时间的确定,除会议决议以通过的日期为准外,一般应以领导人签发的日期为准;联合行文以最后签发的机关负责人的签发日期为准。年月日要具体完整,不得略写和遗漏。

(6)印章

单一行政机关(部门)制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右均匀分布;主办机关印章在前。

 

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